Cómo preparar un brief para cotizar un software (con plantilla)

Para cotizar un software con un precio que se sostenga, el proveedor necesita entender el problema, no solo la lista de pantallas. Un brief de una o dos páginas que responda 10 preguntas (objetivo, usuarios, procesos, integraciones, datos, plazos, presupuesto, quién decide, qué existe hoy y cómo medirás el éxito) basta para recibir una propuesta seria. Abajo tienes cada pregunta explicada y una plantilla lista para copiar.

Por qué un buen brief abarata la cotización

Cuando falta información, quien cotiza tiene dos caminos: preguntar mucho antes de dar un número o cubrirse con un margen por lo desconocido. El segundo camino sube el precio. Un brief claro reduce ese margen y acorta la conversación.

También evita el problema más caro de un proyecto de software: descubrir a mitad del desarrollo que se estaba construyendo otra cosa. Por eso el manual de servicios digitales del gobierno británico pide entender el problema antes de comprometerse a construir (fase de descubrimiento) y describir las necesidades desde el problema del usuario, no desde la solución (necesidades de los usuarios).

No necesitas saber de tecnología para escribirlo. Necesitas conocer tu negocio, y eso ya lo tienes.

Requerimientos para desarrollar un software: las 10 preguntas

1. ¿Qué problema quieres resolver?

Una o dos frases sobre el resultado de negocio, no sobre la herramienta. «Los pedidos por WhatsApp se pierden y no sabemos cuánto vendemos por día» dice más que «queremos una app con login».

2. ¿Quién va a usar el sistema?

Lista los tipos de usuario (clientes, vendedores, bodega, administración) y cuántas personas hay de cada tipo, aunque sea aproximado. Cada perfil suele tener permisos y pantallas distintos, y eso cambia el alcance.

3. ¿Cómo funciona el proceso hoy?

Describe el paso a paso actual, aunque sea en papel o en Excel. Quién hace qué, en qué orden y dónde se traba. Es la fuente más rica para diseñar el sistema y la que más se omite.

4. ¿Con qué otros sistemas debe conectarse?

Facturación electrónica, ERP (el sistema donde llevas inventario, compras y contabilidad), pasarela de pagos, correo, WhatsApp. Para cada uno indica si tiene API (la puerta por la que dos sistemas intercambian datos) o si alguien exporta archivos a mano. Las integraciones son uno de los factores que más mueven el precio; si quieres entender por qué, revisa nuestro servicio de integraciones y APIs.

5. ¿Qué datos maneja?

Qué información se guarda (clientes, productos, pagos, historiales), de dónde viene, cuánto volumen hay y si incluye datos sensibles: personales, de salud o financieros. Los datos sensibles exigen más controles de seguridad y conviene saberlo desde el principio.

6. ¿Para cuándo lo necesitas?

Una fecha y la razón detrás de ella: una temporada alta, un contrato, una obligación legal. Si la fecha es fija, el alcance tendrá que ajustarse a ella, y es mejor decidir eso juntos al inicio.

7. ¿Cuánto puedes invertir?

Muchas empresas prefieren no decirlo, pero un rango ayuda a proponer la mejor solución dentro de él: quizá una primera fase con lo esencial y el resto después. Como referencia, en Ecuador un sistema web a medida parte desde $3,500 con IVA incluido y suele estar entre $3,500 y $15,000, según usuarios, reportes e integraciones. Si estás en otro país, consúltanos y cotizamos en dólares según tu mercado.

8. ¿Quién decide y quién va a responder dudas?

Nombra a la persona que aprueba el presupuesto y a la que conoce el proceso día a día. Cuando son personas distintas, las dos deben participar en las primeras reuniones.

9. ¿Qué existe hoy?

Un sistema anterior, una hoja de cálculo, un diseño, una marca, un dominio, cuentas en las tiendas de apps. Todo lo que ya tienes puede reutilizarse o, al menos, marcar qué no repetir.

10. ¿Cómo sabrás que funcionó?

Uno o dos indicadores medibles: «cerrar el día en 10 minutos en vez de una hora», «cero pedidos perdidos», «responder cotizaciones el mismo día». Sirven para priorizar funciones y para evaluar el proyecto al terminar.

Errores comunes al pedir una cotización

• Mandar solo una lista de pantallas. Sin el proceso detrás, cada proveedor imagina algo distinto y las propuestas no son comparables.
• Copiar una app famosa. «Como Uber, pero para…» esconde meses de trabajo que quizá no necesitas. Describe lo que tu negocio necesita en la primera versión.
• Pedirlo todo en la primera fase. Una versión acotada sale antes, cuesta menos y te enseña qué priorizar después.
• Ocultar las integraciones. Aparecen en el desarrollo y se convierten en cambios de alcance.
• No indicar quién decide. El proyecto se frena esperando aprobaciones.

Con el brief listo, el siguiente paso es comparar proveedores con los mismos criterios; lo explicamos en cómo elegir una empresa de desarrollo de software en Ecuador.

Plantilla de brief para copiar

Copia este bloque en un documento o directamente en un correo, y responde lo que sepas. Dejar respuestas en blanco está bien: también nos dice qué hay que descubrir juntos.

1. Problema y objetivo:
   ¿Qué problema resuelve el sistema y qué resultado de negocio esperas?

2. Usuarios:
   Tipos de usuario y cuántas personas hay de cada tipo.

3. Proceso actual:
   ¿Cómo se hace hoy, paso a paso? ¿Dónde se traba?

4. Integraciones:
   Sistemas con los que debe conectarse (facturación, ERP, pagos, otros).

5. Datos:
   Qué información maneja, volumen aproximado y si hay datos sensibles.

6. Plazo:
   Fecha deseada y por qué.

7. Presupuesto:
   Rango aproximado o tope.

8. Responsables:
   Quién aprueba y quién conoce el proceso día a día.

9. Lo que ya existe:
   Sistemas, archivos, diseños, dominios o cuentas actuales.

10. Éxito:
   Uno o dos indicadores para saber que funcionó.

Qué pasa después de enviar tu brief a Adelmi

1. Reunión inicial. Revisamos el brief contigo y aclaramos lo que falte.
2. Descubrimiento y prototipo. Reuniones de descubrimiento (1 a 2 semanas) y un prototipo navegable de las pantallas principales (1 a 2 semanas). Esta etapa se cobra, y su monto se descuenta de la cotización si la aceptas. Si no la aceptas, te quedas con el prototipo y el documento de requisitos.
3. Cotización con opciones. Llega 2 o 3 días después de que apruebes el prototipo, con fases y un precio por fase.
4. Desarrollo por fases. Avance semanal corto, un entorno de pruebas para ver el sistema mientras se construye y una demostración al cerrar cada fase.
5. Entrega y garantía. Capacitamos a tu equipo, te traspasamos accesos y cuentas, y corregimos sin costo los errores durante 60 días después de la entrega.

Trabajamos de forma remota con empresas de cualquier país. Si tu proyecto es un sistema interno, un portal o una automatización, mira cómo trabajamos el software a medida. Y si ya tienes tu brief, envíalo desde el formulario de contacto.